Monday, April 28, 2014

Learning Organization - Univ. X


Leonard
7117130010 
081382939050


PENDAHULUAN
UNIVERSITAS XYZ sebagai perguruan tinggi yang berdiri sejak tahun 1982 (dahulu bernama XXX) membuka program sarjana dan pascasarjana, untuk turut serta secara aktif membantu pemerintah dalam rangka mewujudkan cita-cita nasional bangsa Indonesia, yakni untuk mencerdaskan kehidupan bangsa melalui pemerataan kesempatan pendidikan bagi seluruh lapisan masyarakat. UNIVERSITAS XYZ merupakan perguruan tinggi yang berada di bawah binaan Organisasi Profesi PBBB, dan menjadi bagian yang tidak terpisahkan dalam perjuangan untuk meningkatkan taraf pendidikan bangsa Indonesia.
Pendidikan merupakan alat untuk meningkatkan kemajuan sebuah bangsa. Hal inilah yang mendasari semangat dan komitmen UNIVERSITAS XYZ untuk terus maju dan berkembang, walaupun dalam perkembangannya tercatat melalui lika-liku yang tidak mudah. UNIVERSITAS XYZ pernah berada dalam kondisi hampir mati, di tengah himpitan kampus-kampus sejenis di wilayah DKI Jakarta. Akan tetapi, dengan komitmen yang tinggi, dan berusaha memberi kemudahan belajar kepada seluruh lapisan masyarakat, maka perlahan tapi pasti UNIVERSITAS XYZ mulai menunjukkan perkembangan ke arah yang lebih baik.
Adapun penjabaran visi dan misi UNIVERSITAS XYZ adalah sebagai berikut, VISI: Sebagai lembaga pendidikan tinggi yang berperan aktif dalam pembangunan pendidikan nasional melalui pengembangan sumber daya manusia profesional yang berwatak: mandiri, peduli dan kreatif serta adaptif dengan perkembangan global. Untuk mencapai visi tersebut, maka disusunlah MISI sebagai langkah-langkah untuk mewujudkan visi. MISI: (1) Membina dan mengembangkan: ilmu pengetahuan, teknologi dan seni, tenaga akademik yang profesional dan kegiatan yang integral dalam bentuk pengabdian masyarakat. (2) Menyelenggarakan berbagai program pendidikan untuk menghasilkan tenaga yang profesional dalam berbagai bidang kependidikan dan non kependidikan yang dilandasi watak kreatif, inovatif, mandiri, dan peduli. (3) Mengembangkan budaya kewirausahaan dalam menghadapi persaingan global.
Penulis telah melakukan penilaian terhadap tingkat penerapan belajar dalam organisasi dengan menggunakan instrumen Learning Organization Profile, yang dirancang oleh Michael J. Marquardt dalam bukunya yang berjudul ‘Building The Learning  Organization’. Dalam bukunya, Marquart menilai kelima subsistem pendukungnya secara parsial yang meliputi: dinamika belajar, transformasi organisasi, pemberdayaan manusia, pengelolaan pengetahuan, aplikasi teknologi. Berdasarkan dari hasil penilaian yang dilakukan oleh penulis, UNIVERSITAS XYZ Jakarta memperoleh skor 104, yang artinya dengan jumlah skor tersebut menyatakan bahwa Universitas XYZ masih dikategorikan sebagai organisasi yang belum menerapkan organisasi belajar (a good  beginning).

PEMBAHASAN
Subsistem Belajar, Tingkat Belajar Pada Organisasi/Perusahaan Dilakukan Pada Tiga Tingkatan, yaitu Tingkat Individu, Kelompok, dan Organisasi.
Sebagai sebuah institusi perguruan tinggi, yang seharusnya lebih mengedepankan aspek akademik dan pembelajaran, UNIVERSITAS XYZ tergolong masih terlalu terfokus pada aspek bisnis dan keuntungan semata. Fokus yang terlihat adalah bagaimana menyerap sebanyak mungkin mahasiswa, dan dengan begitu akan meningkatkan sumber pemasukan kepada institusi. Hal ini berdampak pada rendahnya fokus UNIVERSITAS XYZ terhadap peningkatan kapabilitas karyawan dan juga dosen.
Dalam pengembangan kualitas karyawan dan dosen, cenderung dilakukan secara reaktif, artinya saat terjadi masalah mengenai rendahnya disiplin, rendahnya kinerja dan lain sebagainya, institusi baru merancang pelatihan untuk memperbaiki hal tersebut. Memang secara umum, institusi selalu mengarahkan dan memotivasi karyawan dan dosen untuk terus belajar dan meningkatkan kinerjanya, akan tetapi tidak dibarengi dengan pengawasan yang cukup. Secara umum, telah terjadi komunikasi antar divisi, akan tetapi masih belum memadai untuk mengatasi setiap tantangan yang muncul dalam kerja operasional.
Menurut Marquart, karyawan seharusnya terus menemukan inovasi dan cara terbaik untuk menyelesaikan pekerjaan. Hal ideal tersebut sangat minim terjadi di UNIVERSITAS XYZ, karena karyawan tidak terbiasa untuk belajar, dan cenderung pro status quo. Seperti telah diuraikan sebelumnya, walaupun ada pelatihan untuk karyawan dan dosen, fungsi utamanya bukan diarahkan untuk meningkatkan kesadaran mereka akan pentingnya meningkatkan kinerja, akan tetapi hanya mengatasi masalah yang muncul dengan segera.
Secara individu dan secara team terlihat bahwa beberapa divisi kompak dan menunjukkan kinerja yang bagus, akan tetapi ada cukup banyak divisi yang justru sulit untuk bekerjasama dengan divisi lain. Ada beberapa program studi yang sulit untuk menerima masukan dan pengetahuan baru, dan akhirnya mereka berkutat dengan cara dan metode kerja yang sama. Karyawan dan dosen cenderung memiliki pengetahuan pada tingkat adaptive, yaitu menyesuaikan dengan keadaan dan kebutuhan, bukan belajar untuk mengantisipasi dan pendekatan belajar secara kreatif.

Subsistem Tranformasi Organisasi Meliputi Visi, Budaya, Strategi, dan Stuktur Organisasi.
Seperti telah diuraikan sebelumnya, fokus dari UNIVERSITAS XYZ masih pada masalah jumlah mahasiswa, dan bukan pada pengembangan kualitas sumber daya manusia di dalamnya. Hal ini berdampak pada belum dipahami mengenai pentingnya organisasi belajar oleh anggota organisasi UNIVERSITAS XYZ. Walaupun pimpinan (dalam hal ini Rektor) menunjukkan dukungan untuk menjadi organisasi belajar, hal ini masih dilaksanakan setengah hati. Tantangan dan kesulitan yang muncul untuk mewujudkan organisasi belajar tampaknya menjadi kendala utama terwujudnya organisasi belajar dalam institusi ini. Ada proses yang harus dilalui untuk menjadi organisasi belajar, yaitu adanya individu-individu yang ingin terus menerus belajar, terbentuknya kelompok-kelompok belajar dan akhirnya muncul organisasi belajar yang kuat.
UNIVERSITAS XYZ telah berusaha untuk sharing pengetahuan dan meningkatkan kesempatan belajar kepada seluruh anggota organisasi, termasuk juga dilakukan rotasi pegawai, baik dalam level staf, maupun level struktural. Akan tetapi hal ini belum didukung oleh dasar pemikiran yang tepat, artinya pemindahan karyawan ke tempat lain tidak didasarkan pada kompetensinya, sehingga pasti kinerjanya tidak akan optimal. UNIVERSITAS XYZ juga memberi kesempatan kepada para dosen untuk kuliah lanjut (S2 dan S3), dengan tujuan memberi tambahan pengetahuan dan kekuatan untuk institusi, walaupun tujuan akhirnya sebenarnya terbatas pada pemenuhan standar akreditasi.
UNIVERSITAS XYZ terdiri dari banyak lapisan manajemen, yang sebenarnya jika diberdayakan dengan baik, akan menghasilkan kinerja yang luar biasa. Akan tetapi, fungsi tiap lapisan manajemen ini tidak efektif dan cenderung tidak mampu mengambil keputusan strategis, atau lebih tepatnya tidak berani mengambil keputusan karena takut salah. Hal ini tidak terlepas dari peran Rektor sebagai pimpinan yang mengatur proses manajemen secara sentralistik. Masalah sekecil apapun terkadang langsung ditangani oleh Rektor, termasuk laporan mahasiswa mengenai pindah kuliah, cuti, dan lain sebagainya.
Di sisi lain, penting untuk dicermati, bahwa UNIVERSITAS XYZ menekankan aspek kebersamaan dan kesetaraan dalam menjalani proses pekerjaan sehari-hari. Hal ini ditunjukkan dari kesamaan menu makanan dari level dasar hingga level tertinggi, termasuk adanya insentif-insentif bagi seluruh karyawan dan dosen, yang sedikit banyak memberi tambahan semangat bagi karyawan dan dosen untuk bekerja. Kondisi ini sebenarnya dapat dicermati sebagai keunggulan atau juga ancaman, jika nantinya pemimpin berikutnya tidak melakukan apa yang dilakukan oleh pemimpin sekarang.

Subsistem Pemberdayaan Orang-Orang Meliputi Pegawai, Manajer, Pelanggan, dan Masyarakat.
UNIVERSITAS XYZ secara keseluruhan memiliki banyak manager, mulai dari Dekan, Ketua Program Studi, Kepala LPPM, Kepala Laboratorium, Kepala Unit, dan pimpinan lainnnya. Akan tetapi, sekali lagi penulis tegaskan, fungsi sentralistik yang berkembang di UNIVERSITAS XYZ, membuat fungsi para manajer tersebut hampir tidak ada. Semua keputusan strategis harus melalui persetujuan rektor, bahkan dengan bahasa lain, tidak ada keputusan yang tidak diketahui oleh Rektor. Otoritas dan kewenangan menjadi barang yang mahal, sehingga untuk memecahkan masalah yang sederhana, kadang kala membutuhkan waktu yang agak lama.
Mengingat hampir semua lini pimpinan ditunjuk langsung oleh rektor, hampir pasti bahwa semua pimpinan tersebut terlalu mengikuti apa yang diperintahkan oleh rektor. Hal ini menumbuhkan semangat ketergantungan dan ketidakpercayaan terhadap diri sendiri, dan akhirnya muncul sikap follower yang tidak bisa mengambil keputusan, bahkan keputusan terkecil sekalipun. Memang, ada beberapa unsur pimpinan yang memiliki sikap melatih, mentoring, dan memfasilitasi proses belajar, akan tetapi jumlahnya sangat sedikit. Kondisi ini sangat kontras dengan kebutuhan UNIVERSITAS XYZ sebagai institusi pendidikan di perguruan tinggi, yang mengharuskan setiap unsur pimpinan membangkitkan semangat karyawan dan dosen untuk terus berkarya dan menghasilkan inovasi melalui kreatifitas yang mereka miliki.
UNIVERSITAS XYZ membuka diri terhadap masukan dari pelanggan, dalam hal ini mahasiswa dan juga sekolah-sekolah yang bekerjasama dengan UNIVERSITAS XYZ. Hal ini dimaksudkan untuk menerima informasi mengenai kebutuhan mereka di lapangan, yang nantinya akan diimplementasikan dalam proses pembelajaran. UNIVERSITAS XYZ juga secara rutin mengirimkan beberapa dosen untuk mengikuti konferensi atau seminar-seminar baik nasional maupun internasional, dengan harapan dapat membawa informasi baru mengenai perkembangan ilmu pengetahuan.
Usaha kerjasama dengan partner dari berbagai bidang pun sering dilakukan, akan tetapi tidak dikelola dengan baik. Pada dasarnya, yang terlihat adalah unsur kepentingan UNIVERSITAS XYZ itu sendiri, misalnya untuk keperluan akreditasi dan keperluan formal lainnya. Lembaga-lembaga yang sudah menandatangani MoU dengan UNIVERSITAS XYZ tidak mendapatkan banyak keuntungan, sehingga cenderung berjalan apa adanya tanpa ada manfaat yang jelas dan berarti.

Pengelolaan Pengetahuan Meliputi Kegiatan Perolehan, Penciptaan, Penyimpanan dan Retireval, Serta Transfer dan Penggunaan Pengetahuan.
Secara umum, walaupun fokus utama UNIVERSITAS XYZ adalah bidang pendidikan, akan tetapi justru bidang ini kurang mendapat perhatian yang cukup dari institusi. Keunggulan institusi pun masih sulit diidentifikasi dan dirumuskan, sehingga arah pengembangannya masih terjadi secara sporadis, tergantung dari bidang mana yang menonjol. Dalam hal penelitian, sebenarnya sudah mulai dibuka secara luas kesempatan untuk mendapatkan dana, baik dari internal UNIVERSITAS XYZ, ataupun dari sumber DIKTI, akan tetapi, tidak banyak dosen yang turut ambil bagian dalam kompetisi ini, karena mereka merasa tidak mampu untuk itu. Sebenarnya, melalui lembaga penelitian telah cukup banyak diadakan pelatihan-pelatihan terkait proses penelitian dan penulisan artikel ilmiah, akan tetapi masih belum optimal dampaknya.
Akses informasi sebenarnya sudah dibuka secara luas, dengan dibangunnya sistem wi-fi­ di seluruh area kampus, dan juga diinformasikannya cara membuka situs-situs ilmiah untuk mencari artikel-artikel atau publikasi ilmiah sesuai dengan kebutuhan dosen tersebut, seperti proquest, ebsco, dan lain sebagainya. Akan tetapi, dosen sepertinya masih belum memiliki kesadaran yang besar mengenai hal tersebut, mereka cenderung cuek dan akan mulai mencari atau mengerjakan jika mereka terbentur oleh aturan atau adanya kewajiban menulis ilmiah untuk syarat kenaikan pangkat atau syarat menerima dana sertifikasi dosen (beban kerja dosen).
Proses pembelajaran bagi para dosen masih belum berlangsung secara sistematis dan terencana, artinya dosen tidak diarahkan untuk mencapai suatu kompetensi tertentu dalam bidangnya, hanya diarahkan untuk mampu mengajar dengan kualitas minimal bagus. Hal ini sangat bertentangan dengan kewajiban dosen sebagai pendidikan profesional sekaligus ilmuwan, yang harus melaksanakan penelitian dan publikasi ilmiah.

Subsistem Aplikasi Teknologi yang Meliputi Sistem Informasi, Belajar Berbasis Teknologi, dan EPSS (Electronic Performance Support System/Sistem Elektronik Pendukung Kinerja).
Pengembangan sistem informasi multimedia telah dilakukan seiring dengan dibukannya program studi Teknik Informatika pada tahun 2004. Sejak saat itu, UNIVERSITAS XYZ mengembangkan teknologi internet lebih mendalam, seperti membuat website unindra.ac.id, unindra.net, dan lain sebagainya. Pengembangan sistem e-learning pun telah dicoba untuk dikembangkan, walaupun dalam prosesnya masih terkendala mengenai pelaksanaan kelas secara konvensional. Beberapa dosen juga telah mencoba mengembangkan pembelajaran menggunakan blog, atau media sosial yang dewasa ini marak di kalangan mahasiswa.
Mahasiswa bebas mengakses internet, yaitu dengan menggunakan fasilitas wi-fi yang terpasang hampir di seluruh area kampus. Hal ini dimaksudkan untuk memberi kemudahan bagi mahasiswa untuk mengakses informasi, yang pada akhirnya diharapkan dapat meningkatkan kompetensinya. Akan tetapi, masalah yang paling sering terjadi adalah terbatasnya bandwith atau kuota untuk mengakses internet, sehingga seringkali terputus. Hal ini perlu mendapat perhatian serius, mengingat internet merupakan kebutuhan bagi institusi pendidikan seperti UNIVERSITAS XYZ.
Sistem informasi multimedia ini, walaupun secara keseluruhan dipersiapkan untuk membantu dosen dan mahasiswa dalam belajar, akan tetapi dalam prakteknya belum dimanfaatkan secara optimal. Tidak ada sistem yang memungkinkan dosen dan mahasiswa berbagi informasi mengenai bahan kuliah, laporan-laporan penelitian di perpustakaan, artikel-artikel ilmiah yang dikoleksi di perpustakaan, dan lain sebagainya. Hal ini membatasi fungsi pengembangan jaringan itu sendiri, sehingga dampaknya masih terlalu kecil bagi perkembangan pengetahuan di UNIVERSITAS XYZ.
Penelitian-penelitian mengenai pengembangan teknologi masih dilakukan sebagai menjawab masalah-masalah yang muncul (reaktif dan dengan pendekatan single loop), sehingga terkadang tidak efektif dan cenderung tidak adaptable dengan kebutuhan di masa mendatang. Hal ini perlu mendapat perhatian serius dari tim pengembang, sehingga dapat dirancang suatu sistem teknologi informasi yang maju dan dikembangkan berdasarkan pendekatan double loop, artinya pengembangan muncul dari akar masalahnya itu sendiri, dan tentu saja bersikap antisipatory.

PENUTUP
Dalam menciptakan organisasi belajar dibutuhkan kerja keras dan semangat yang tinggi, sehingga dibutuhkan pimpinan dan karyawan yang juga memiliki kesadaran yang tinggi akan pentingnya menjadi organisasi belajar. Mengutip pendapat Senge (2000: 21), yang mengatakan “LEARNING is DRIVEN by VISION. Too many organizations, including schools, ignore this precept, but it may be the most critical to their success.” Dari pendapat Senge tersebut, maka dapat dikatakan hal paling pertama yang harus dimiliki oleh setiap organisasi adalah visi, dan visi tersebut diterjemahkan secara operasional melalui misi yang jelas dan terukur, yang pada akhirnya dieksekusi dengan baik sehingga menghasilkan output dan outcome yang luar biasa.
Organisasi belajar harus mampu mewujudkan organizational learning discipline, yaitu: system thinking, personal mastery, mental models, shared vision, dan team learning. UNIVERSITAS XYZ, sebagai institusi pendidikan di level perguruan tinggi diharapkan mampu mencapai hal tersebut.


DAFTAR PUSTAKA
Marquardt, M. J. 2002. Building The Learning Organization. New York: McGraw-Hill
Senge, P., et al. 2000. Schools That Learn. A Fifth Discipline Fieldbook for Educators, Parents, and Everyone Who Cares About Education. London: Nicholas Brealey Publishing.

1 comment:

Axxel said...

nice info gan , sebaiknya universitas memperhatikan gimana fasilitas, sdm karyawan dan dosen, agar tercipta mahasiswa-i yang kompeten dibidangnya masing-masing